Hướng dẫn, quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu

Việt Nam hiện tại đang là nước đang phát triển, vì vậy nhà nước đang thúc tiến doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa với những ưu đãi thuế quan. Tuy vậy, mỗi mặt hàng nhập khẩu sẽ có mỗi chính sách nhập khẩu khác nhau, nhưng quy trình khai báo hải quan sẽ giống 90%. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp đầy đủ và chi tiết nhất về quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu

Quy trình khai hải quan hàng nhập khẩu tại chi cục 

a/ Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu và kiểm tra.Nhân viên giao nhận tổng hợp các chứng từ cần thiết để lập bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho lô hàng. Bộ hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai hải quan điện tử (kết quả phân luồng)

• Hóa đơn thương mại

• Hơp đồng ngoại thương

• Phiếu đóng gói hàng hóa

• Vận đơn đường biển

• Giấy chứng nhận xuất xứ

• Giấy giới thiệu

Kiểm tra bộ chứng từ trước khi tiến hành làm hồ sơ khai báo hàng nhập khẩu, kiểm tra xem nội dung thông tin giữa các chứng từ có khớp với nhau không, số lượng chứng từ (bản gốc, bản sao, các loại chứng từ) đã đủ chưa. Nếu như hải quan kiểm tra mà chứng từ không hợp lệ thì sẽ không nhận đăng ký tờ khai, do đó phải điều chỉnh chứng từ. Khi việc điều chỉnh ngoài khả năng của người giao nhận thì phải gửi lại khách hàng và mất nhiều thời gian, tốn chi phí và không nhận hàng về đúng hạn nên việc kiểm tra phải chi tiết và thận trọng. Sau đó nhân viên giao nhận nộp bộ chứng từ cho hải quan.

b/ Quy trình thông quan cho lô hàng

Sau khi đã sắp xếp và kiểm tra bộ hồ sơ hải quan xong thì nộp vào khu vực hải quan tiếp nhận để đăng kí tờ khai. Kết quả mã phân loại lô hàng là luồng vàng hoặc luồng đỏ nên yêu cầu kiểm tra chứng từ thật kĩ càng.

Đối với luồng vàng:

• Nhân viên Hải quan sẽ nhập mã số thuế của doanh nghiệp vào máy tính để kiểm tra xem doanh nghiệp đã đóng thuế hay chưa. Nếu doanh nghiệp còn nợ thuế thì việc mở tờ khai sẽ bị ngưng lại.

• Kiểm tra hồ sơ và tính hợp lệ của hồ sơ, đồng thời nội dung của tờ khai với thông tin đã truyền có chính xác không

Đối với luồng đỏ:

Làm bước kiểm tra thuế và kiểm tra chứng từ như luồng vàng, nhưng khác với luồng vàng, luồng đỏ sẽ phân chia Hải quan kiểm hóa cho lô hàng và đăng ký chuyển bộ chứng từ đến nhà kiểm hóa tập trung.

Sau khi hồ sơ được chi cục Hải quan duyệt, nó sẽ được cập nhật trên trang web www.customs.gov.vn, ta vào trang web này, bấm chọn “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng” để kiểm tra trạng thái tờ khai và danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan.

Ta cần nhập những thông tin sau: Ví dụ:

• Mã doanh nghiệp: 3600753748

• Số tờ khai: 102519312010

• Mã hải quan: 02CI

• Ngày tờ khai: 14/01/2019

Tiếp đến ta nhấp vào ô “lấy thông tin” để kiểm tra số kiện, container, phương tiện chứa hàng đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan. Có các thông tin chủ yếu sau:

•  Số tờ khai HQ: 102519312010

• Trạng thái tờ khai: Thông quan

• Số hiệu container/ Số Seal Container: CSLU2158889/9963132

Nhân viên giao nhận tiến hành in giấy và đưa cán bộ hải quan bắt đầu quy trình kiểm tra để được đóng dấu vào ô “Xác nhận của bộ phận giám sát hải quan”. Công chức văn phòng giám sát sử dụng máy đọc mã vạch kiểm tra lần lượt từng mã vạch in trên danh sách container, đối chiếu thông tin trên phần mềm đọc mã vạch. Nội dung kiểm tra:

+ Kiểm tra số tờ khai hải quan, trạng thái tờ khai hải quan (thông quan - được phép xuất hoặc chưa thông quan - không được phép xuất).

+ Kiểm tra số hiệu container, số lượng container.

Kết quả kiểm tra phù hợp: Ký tên, đóng dấu công chức, xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát hải quan trên tờ khai hải quan. 

Sau khi in mã vach thành công ta thực hiện thanh lý cổng, nhân viên giao nhận trình bộ hồ sơ như sau:

• 01 tờ khai hải quan đã thông quan

• 03 phiếu EIR liên trắng, xanh và vàng

• 01 tờ giấy in mã vạch container

Hải quan giám sát cổng đối chiếu các thông tin, xem xét có đúng với thực tế không để quyết định cho xe ra khỏi cổng. Tại đây, cán bộ hải quan giữ 01 phiếu EIR liên trắng và hoàn trả các giấy tờ còn lại cho nhân viên giao nhận. Container được đưa lên xe đầu kéo và nộp lại 01 phiếu EIR liên xanh cho bảo vệ giữ cổng để container có thể ra khỏi cảng.

c/ Lấy phiếu EIR ( Equipment interchange recept)

Sau khi nhân viên hoàn thành xong các bước trên, tờ khai sẽ được chuyển qua bộ phận thu lệ phí Hải quan. Nhân viên giao nhận đến cửa của cán bộ thu lệ phí hải quan, đọc số tờ khai và thực hiện đóng lệ phí 20.000 đồng. Khi hoàn tất đóng phí, nhân viên giao nhận đến cửa “Trả tờ khai” đọc số tờ khai để hải quan kiểm tra xem đã có tờ khai chưa và nhận tờ khai được đóng dấu “Thông quan” tại đây. 

Sau đó, nhân viên giao nhận đem 01 bản gốc D/O  có dấu “Hàng giao thẳng”, 01 bản sao tờ khai đến phòng thương vụ đóng phí hạ container. Tại đây, phòng thương vụ xuất 04 phiếu EIR liên màu trắng, màu vàng, màu hồng và màu xanh; Nhân viên giao nhận ký tên cả 04 liên EIR và bộ phận hàng nhập của phòng thương vụ giữ lại phiếu EIR liên hồng. Nhân viên giao nhận nhận 03 liên còn lại, kiểm tra thông tin: Số container, số seal, vị trí container, thời hạn giá trị của phiếu trước khi rời quầy.

Tìm hiểu thêm về dịch vụ hai hải quan trọn gói Anphatrans

2/ Quy trình nhận hàng ra khỏi cảng (giao khách) và tất toán hồ sơ

a/ Nhận hàng tại cảng - giao hàng về kho doanh nghiệp

Sau khi thanh lí cổng, nhân viên giao nhận lập “Biên bản bàn giao” và giao cho xe kéo container các chứng từ (01 phiếu EIR liên vàng, giấy yêu cầu hạ rỗng và biên bản bàn giao). Tài xế sau khi nhận lấy phiếu EIR và giấy mượn container sẽ vào cảng Cát Lái, đến vị trí ghi ở góc phải phiếu EIR trong thời gian quy định ghi rõ trên phiếu EIR, yêu cầu cẩu container có số container và số seal như trên phiếu EIR, kiểm tra lại tình trạng bên ngoài của container và chở hàng về kho cho doanh nghiệp như đã chỉ định. Khi ra cổng của Cát Lái tài xế sẽ đưa phiếu EIR cho hải quan cổng kiểm tra, xác nhận là đã đưa container ra khỏi khu vực cảng. Khi container đã được hạ xuống và rút hàng xong tại kho của công ty khách hàng, tài xế yêu cầu khách hàng kí vào “Biên bản bàn giao”

b/ Trả rỗng tại bãi

Sau khi hàng hóa đã được dỡ khỏi container, tài xế sẽ chạy container rỗng về bãi hạ như được chỉ định trên “Giấy mượn container về kho riêng”. Khi trả container rỗng tại bãi cho hãng tàu COSCO tài xế và nhân viên bãi phải ký xác nhận tình trạng container đã giao.

Lưu ý: Tất cả các bước trên đây phải thực hiện trong thời gian đã ghi trên giấy hạ rỗng và càng sớm càng tốt, nếu để quá hạn thì công ty sẽ phải đóng thêm chi phí phát sinh (hay thường gọi là “bị Charge phí”). 

Trước đó, nhân viên giao nhận phải kiểm tra hiện trạng và seal container của lô hàng: nóc, tai kẹp chì, khung, cửa... Để đánh giá sơ bộ tình trạng hàng hóa có còn nguyên hay không. Việc này rất cần thiết vì tình trạng container sẽ được ghi chép lại để đối chiếu với lúc công ty trả container về bãi cho hãng tàu, phát hiện sự sai khác sẽ tiến hành thẩm định và đưa ra mức phạt. Còn nếu container đã có hư hỏng trước khi nhân viên giao nhận nhận hàng thì cần chụp hình làm minh chứng chứng minh cho hãng tàu để tránh tranh chấp về sau. Kiểm tra thấy seal còn nguyên và không phát hiện hay nghi ngờ hư hỏng, tổn thất, Nhân viên giao nhận tiến hành giao nguyên container.

c/ Lấy lại tiền cược

Nhân viên giao nhận đến nhà xe để lấy biên bản giao nhận container. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm giấy Biên nhận cược container, Giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, biên bản giao nhận container đến hãng tàu bốc số và làm các thủ tục để lấy lại tiền cược trước đó đã cược với hãng tàu và đóng phí sửa chữa nếu có.

Trường hợp có phí sửa chữa thì phải yêu cầu hãng tàu cho biết phí sửa chữa về vấn đề gì, số tiền là bao nhiêu sau đó báo về cho công ty để công ty báo về cho khách hàng phí sửa chữa để trả phí sửa chữa với hãng tàu và ra hóa đơn cho doanh nghiệp

3/ Quyết toán và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất chứng từ thông quan và nghiệp vụ nhận hàng và giao hàng xong, nhân viên giao nhận làm quyết toán lại những chi phí trong quá trình giao nhận kèm theo vào bộ chứng từ của lô hàng gồm: Bộ hồ sơ hải quan, biên lai các chi phí phát sinh chuyển qua cho bộ phận chứng từ để quyết toán và lưu hồ sơ.

Bộ chứng từ sẽ coppy thành 1 bản để lưu lại nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra mã số hàng hóa, thuế suất, tờ khai với các mặt hàng tương tự về sau, còn bản gốc chuyển cho khách hàng để quyết toán