Quy trình các bước làm thủ tục thông quan hàng xuất khẩu

Xuất khẩu hàng hóa là gì?

Theo quy định tại Điều 28 Luật Thương mại 2005 về xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa

 Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.

Theo góc độ kinh tế, xuất khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế, là quá trình trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá lấy tiền tệ làm môi giới. Đây không phải là việc thực hiện mua bán riêng lẻ mà là một hệ thống các quan hệ mua bán trong một nền kinh tế có cả tổ chức bên trong và bên ngoài.

Các khu vực khi bán hàng tới được coi là xuất khẩu gồm: - Khu vực ngoài lãnh thổ Việt Nam

- Khu vực trên lãnh thổ Việt Nam mà được coi là khu vực hải quan riêng: Khu chế xuất, khu công nghiệp, khu phi thuế quan, kho ngoại quan, kho bảo thuế.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa

Bước 1: Thương lượng, đàm phán, kí kết hợp đồng ngoại thương

       Trong bước đầu tiên này, người bán (shipper) và người mua (consignee) sẽ trao đổi về chất lượng, chủng loại hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán, giao hàng… dựa trên quan điểm thuận mua vừa bán. Sau khi thống nhất, tiến hành kí hết hợp đồng ngoại thương.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần)

       Một số mặt hàng thường phải xin giấy phép xuất khẩu bao gồm: Thuốc tân dược, Các loại hạt giống, mẫu khoáng sản, gỗ và sản phẩm từ gỗ, động thực vật, mỹ phẩm, chất lỏng, cát, bột than, sách, ổ đĩa cứng…

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ cho hàng hóa. Đặt booking vận chuyển đường biển, hàng không hoặc đường bộ.

        Khi chuẩn bị bộ chứng từ cho hàng hóa, doanh nghiệp cần lưu ý tính đúng, đủ của chứng từ, theo đặc trưng từng ngành mà bộ chứng từ sẽ có những yêu cầu riêng biệt. 

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa, giao hàng cho người vận chuyển.

       Hàng hóa được chuẩn bị sẵn sàng cần đảm bảo tem mác yêu cầu, đóng gói đúng chuẩn quy định để tránh trường hợp bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Bước 5: Làm thủ tục hải quan, thông quan hàng hóa

Khi truyền tờ khai, doanh nghiệp sẽ nhận về 1 trong 3 luồng thông quan: 

• Luồng xanh, Doanh nghiệp tiến hành nộp thuế, phí và chuẩn bị cho hàng lên tàu

• Luồng vàng, Doanh nghiệp cần nộp lại bộ hồ sơ hàng hóa, có thể là chứng từ gốc hoặc bản mềm đính kèm qua hệ thống Vnaccs tùy trường hợp. Tại đó, cán bộ hải quan sẽ xem xét lại bộ hồ sơ của doanh nghiệp, nếu hợp lệ hàng sẽ được thông quan và cho xuất. Nếu không hợp lệ, hàng hóa sẽ bị chuyển sang luồng đỏ.

• Luồng đỏ: Doanh nghiệp sẽ được tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa và nộp lại bộ hồ sơ. Cán bộ hải quan cùng với người thực hiện nhiệm vụ hiện trường của doanh nghiệp tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa, xem đã đúng đủ như trong chứng từ chưa. Sau khi xác nhận hàng hóa không có sai phạm, sẽ được thông qua khu vực giám sát để chuẩn bị lên tàu.

Bước 6: Thu lại, kiểm kê bộ chứng từ, thanh toán tiền hàng

- Sau khi cung cấp các dịch vụ, công ty sẽ nhận về hóa đơn GTGT của các đầu mục dịch vụ sử dụng. Trong trường hợp doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng dịch vụ logistics bên thứ 3, thì sẽ tiến hành nhận lại bộ chứng từ và thanh toán cho bên công ty cung cấp dịch vụ logistics.

Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói

Các giấy tờ, thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hóa

Bộ chứng từ để xuất khẩu hàng hóa thông thường sẽ gồm: - Hợp đồng ngoại thương

• Hóa đơn thương mại (invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có)
• Giấy phép xuất khẩu (nếu cần với một số mặt hàng)
• Booking đường biển hoặc đường hàng không
• Các chứng từ liên quan khác nếu có: tài liệu kĩ thuật, catalog, MSDS, test report,…

Sau khi có đủ bộ chứng từ trên, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan, đính kèm bộ chứng từ lên hệ thống Vnaccs nếu cần. Tiến hành nộp thuế (nếu có) và thông quan hàng hóa, xuất hàng đi.

Tại sao nhiều bên cần dịch vụ hỗ trợ thủ tục xuất khẩu hàng hóa

• Chính xác: Thứ nhất, không phải doanh nghiệp nào cũng có nhiều kinh nghiệm trong thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hóa, có thể doanh nghiệp chưa xác định được đúng loại hình sản phẩm, các chứng từ đi kèm cho sản phẩm, nơi xin công văn, chứng nhận…. Thì việc sử dụng dịch vụ trọn gói như tại Alphatrans là cách vô cùng tiện lợi, và hơn thế sẽ mang tính bảo đảm và chính xác cao. Doanh nghiệp sẽ nhận được sự update thông tin chính xác nhất từ bộ phận Log của công ty, hướng dẫn xuất khẩu đúng cách
• Tiện lợi: Đa phần công ty hiện nay đều có xu hướng muốn tối giản đội ngũ làm việc và hoàn thành công việc với hiệu suất cao hơn. Việc sử dụng dịch vụ bên ngoài giúp công ty không cần phải tìm kiếm nhiều nhân lực, quản lý cồng kềnh, thậm chí mỗi khi có đơn hàng sẽ rất bất tiện khi di chuyển nhiều, thì đây chính là lợi ích khi có dịch vụ logistics hỗ trợ.
• An  toàn: Hàng hóa được xuất với chứng từ, thủ tục chưa đảm bảo, sẽ gây sự cố như bị trả hàng về, bị delay tàu, rớt tàu, thậm chí là đền bù hợp đồng do không đảm bảo thời gian
• Tiết kiệm chi phí, tối giản rủi ro: Rất rõ ràng, để có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng, sử dụng chuỗi hoạt động logsitics kết hợp, công ty cung cấp dịch vụ cần có đội ngũ chuyên nghiệp, phân bổ tại từng khu vực thực hiện. Nếu các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng dịch vụ, họ sẽ tiết kiệm chi phí nhân lực, di chuyển, giá vận chuyển, lịch vận chuyển tốt. Và hơn hết, sẽ tối giản những rủi ro không đáng có trong quá trình xử lý lô hàng

=> Đó cũng là những lý do cơ bản mà hiện nay, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có xu hướng sử dụng dịch vụ logsitics thay vì tự thực hiện.